Contabilista barato: como pagar menos sem que o barato saia caro

A avença do contabilista é daquelas despesas que se paga todos os meses sem pensar muito nela. Até ao dia em que alguém faz as contas ao ano.

Uma diferença de 30€ por mês parece pouco. Ao fim de um ano, com IVA, são mais de 440€.

Por isso faz todo o sentido procurar um contabilista barato. O problema é que o preço anunciado nem sempre é o preço que acaba por pagar, e um serviço demasiado barato pode ficar-lhe caro por outras vias: coimas, prazos falhados ou horas perdidas à espera de uma resposta.

Neste guia explico quanto custa um contabilista em Portugal, o que deve estar incluído num plano low cost, onde se escondem os custos extra e como reduzir a fatura sem abdicar do essencial.

Antes de mais: precisa mesmo de um contabilista?

A forma mais barata de pagar menos ao contabilista é não precisar de um. E há quem não precise.

Se passa recibos verdes no regime simplificado, não é obrigado a ter contabilista certificado. Pode emitir faturas-recibo, entregar a declaração de IVA (se não estiver isento) e a declaração trimestral à Segurança Social no Portal das Finanças e na Segurança Social Direta.

O regime simplificado aplica-se a quem não ultrapassou 200.000€ de rendimentos da categoria B no ano anterior. Segundo o Portal das Finanças, deixa de se aplicar quando esse limite é ultrapassado em dois anos seguidos, ou em mais de 25% num só ano. Nessa altura passa para a contabilidade organizada e o contabilista certificado torna-se obrigatório.

Se tem uma empresa (uma Lda, uma sociedade unipessoal ou uma sociedade anónima), o contabilista certificado é sempre obrigatório. É ele quem assina e submete as declarações da empresa, do IVA à Modelo 22 de IRC e à IES.

Pelo meio ficam os casos de quem opta pela contabilidade organizada mesmo sem ser obrigado, porque tem despesas reais bem acima das que o regime simplificado presume. Aqui a pergunta é outra: a poupança no IRS compensa o custo anual do contabilista? Vale a pena pedir a um profissional que faça essa simulação antes de mudar de regime.

Contabilista certificado, TOC: é tudo a mesma coisa?

É. A designação Técnico Oficial de Contas (TOC) foi substituída por Contabilista Certificado (CC) com o estatuto aprovado pela Lei n.º 139/2015. A ordem profissional passou a chamar-se Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC).

Se alguém se apresenta como contabilista mas não está inscrito na OCC, não pode assinar as declarações da sua empresa. Por mais barato que seja.

Quanto custa um contabilista barato em Portugal

Não existe uma tabela oficial de honorários. Cada gabinete e cada plataforma define os seus preços, e muitos só os revelam depois de pedir orçamento.

Ainda assim, os guias e tabelas públicas de gabinetes portugueses dão uma ideia bastante clara dos valores praticados. Os intervalos abaixo são avenças mensais, sem IVA:

Perfil	Avença mensal de referência
Freelancer ou empresário em nome individual com contabilidade organizada	Menos de 100€ a 150€
Sociedade unipessoal ou microempresa com poucos documentos	100€ a 250€
Loja online	75€ a 250€
Pequenas e médias empresas com trabalhadores e IVA mensal	200€ ou mais

Um gabinete que publica guias sobre o tema coloca o custo anual de um contabilista certificado entre 1.200€ e mais de 6.000€. A diferença entre esses extremos explica-se quase sempre pelo mesmo punhado de fatores.

O que faz o preço subir ou descer

O número de documentos por mês. Cada fatura de compra ou de venda é um lançamento que alguém tem de classificar.
Os trabalhadores. O processamento de salários implica recibos, Segurança Social, retenção na fonte e mapas mensais.
O regime de IVA. Até 650.000€ de volume de negócios a declaração é trimestral. Acima disso passa a mensal, com o triplo das entregas.
A forma jurídica. Uma sociedade tem fecho de contas, IRC e IES todos os anos.
A atividade. Comércio com muitas compras, vendas para fora do país ou TVDE pedem mais trabalho do que um consultor com duas faturas por mês.
O acompanhamento. Reuniões, assessoria fiscal e apoio à gestão empresarial costumam estar nos planos mais caros ou ser pagos à parte.

A localização pesa menos do que se pensa. Um gabinete em Lisboa ou no Porto tende a ter custos fixos mais altos do que um em Setúbal ou no interior, mas com a contabilidade online o escritório do contabilista pode ficar a 300 quilómetros sem que isso mude nada no seu dia a dia.

O preço da avença não é o preço que paga

É aqui que muita gente se engana. Tal como o posto com o preço mais baixo no placar nem sempre é aquele onde se paga menos, o plano de contabilidade mais barato no anúncio nem sempre é o mais barato ao fim do ano.

Peguei no plano de entrada de uma das plataformas online que aparece no topo das pesquisas por contabilista low cost. As condições dizem, em letra pequena:

13 mensalidades por ano, e não 12;
acresce o IVA à taxa legal;
fidelização de 12 meses;
preço diferente consoante pague por débito direto ou por transferência;
limite de 10 documentos por mês, com 1€ por cada documento a mais;
limite de faturação de 5.000€ por mês, com 1% sobre o valor que ultrapassar.

Nenhuma destas regras é escondida ou ilegal. Mas cada uma mexe na conta.

Um exemplo com números

Imagine uma pequena empresa de serviços com este plano de entrada, anunciado a 120€ por mês com débito direto.

Num mês normal tem 16 documentos e fatura 6.500€. Nesse mês paga:

6 documentos a mais: 6€;
1% sobre os 1.500€ acima do limite de faturação: 15€.

São 21€ extra, antes de IVA. Se o mesmo acontecer todos os meses, a avença de 120€ passa, na prática, para 141€.

E se, por distração, pagar por transferência em vez de débito direto, a mesma plataforma cobra 150€ por mês no plano de entrada. São 30€ a mais em cada uma das 13 mensalidades: 390€ por ano, antes de IVA, só pela forma de pagamento.

A pergunta certa não é quanto custa por mês. É quanto vai pagar no total ao fim de 12 meses, com IVA, extras e o seu volume real de trabalho.

O IVA também conta (e nem todos o recuperam)

Os serviços de contabilidade pagam IVA a 23%. Uma empresa no regime normal de IVA deduz esse imposto e recupera-o. Quem está isento ao abrigo do artigo 53.º do Código do IVA, por faturar menos de 15.000€ por ano, não recupera nada e paga o valor por inteiro.

Se está neste caso, compare sempre os preços com IVA incluído.

O que deve estar incluído num plano de contabilidade low cost

Um contabilista barato não tem de ser um contabilista incompleto. Um preço justo cobre, pelo menos, os serviços que qualquer empresa precisa para cumprir as obrigações legais, por mais económico que seja o plano:

escrituração contabilística completa;
entrega das declarações obrigatórias (IVA, IRC ou IRS, IES, Modelo 10, conforme o caso);
apuramento do IVA trimestral;
processamento do salário do gerente, nas sociedades;
arquivo digital dos documentos;
um canal de contacto com um prazo de resposta definido.

Tudo o resto varia muito de um prestador para outro.

Serviço	Nos planos mais baratos
Processamento de salários de trabalhadores	Muitas vezes limitado ou pago por trabalhador
Retenções na fonte (quando contrata recibos verdes)	Por vezes fora do plano
IVA mensal	Em regra, só nos planos superiores
Software de faturação certificado	Incluído nuns, pago à parte noutros
Reuniões por videochamada ou presenciais	Pagas à parte ou inexistentes
Consultoria e planeamento fiscal	Poucas vezes incluídos
Abertura de empresa e declaração de início de atividade	Variável: incluída, com desconto ou por orçamento
Atas e livro de atas	Fora do plano: são responsabilidade do empresário
Apoio numa inspeção das Finanças	Quase sempre por orçamento

O software de faturação merece atenção. Quem tem contabilidade organizada, ou faturou mais de 50.000€ no ano anterior, tem de emitir faturas num programa certificado pela Autoridade Tributária. Se o plano não inclui um, some essa mensalidade à comparação.

Um detalhe que poucos conhecem: o seguro do contabilista

Os contabilistas certificados com inscrição ativa têm de ter um seguro de responsabilidade civil profissional. Se o contabilista cometer um erro, é esse seguro que responde.

Só que, segundo a própria OCC, o seguro coletivo da Ordem cobre apenas os atos exclusivos da profissão. O processamento de salários e o envio de declarações à Segurança Social ficam de fora dessa apólice.

Não é motivo para fugir de ninguém. Mas se o seu negócio tem trabalhadores, faz sentido perguntar ao contabilista se tem cobertura adicional para essa parte do trabalho.

Para quem faz sentido um contabilista low cost

Nem todos os negócios pedem o mesmo trabalho. Um plano económico encaixa melhor em alguns perfis do que noutros.

Freelancers com contabilidade organizada, que emitem poucas faturas por mês e têm despesas simples.
Sociedades unipessoais de serviços, com o gerente como único trabalhador e vendas só em Portugal.
Empresas em início de atividade, que ainda têm pouco volume e precisam de controlar cada euro de custos fixos.
Pequenas lojas online com um número de encomendas previsível.

Já uma empresa com vários trabalhadores, IVA mensal, importações ou vendas para vários países vai ultrapassar os limites de um plano de entrada quase de certeza. Nesses casos, o mais barato é escolher logo o plano certo, em vez de pagar extras todos os meses.

Contabilidade online ou gabinete tradicional: qual fica mais barato?

Na maioria dos casos, a contabilidade online. Não porque o trabalho seja diferente (as obrigações legais perante a Autoridade Tributária e a Segurança Social são as mesmas), mas porque o modelo tem menos custos.

	Contabilidade online	Gabinete tradicional
Entrega de documentos	App, email ou upload	Papel ou email
Preço	Planos fixos, muitas vezes públicos	Orçamento caso a caso
Contacto	Chat, email, telefone, videochamada	Presencial e telefone
Acesso aos números	Painel com faturas e balancetes	A pedido
Onde está	Em qualquer ponto do país	Perto de si

O gabinete tradicional continua a fazer sentido para quem tem operações complexas, prefere reuniões presenciais ou quer um contabilista que conheça o tecido empresarial da zona. Nesses casos, pagar mais pode ser a escolha certa.

Para um freelancer, uma microempresa de serviços ou uma pequena loja online, o modelo online costuma ser o caminho mais curto para reduzir custos. Há até prestadores que definem o plano pelo número de documentos que o cliente envia, e não pelo escalão de faturação. É o caso do contabilista barato da Wigo, em que o plano depende das faturas de compras e despesas que envia por mês, com contabilistas certificados a tratar da contabilidade, dos salários e dos impostos. Para um negócio com pouca papelada, pagar pelo volume real de trabalho pode compensar. Peça as duas simulações e compare o total anual.

Como pagar menos ao contabilista que já tem

Nem sempre é preciso mudar de contabilista para poupar. Muitas vezes basta mudar a forma como trabalha com ele.

Peça NIF em todas as faturas. As faturas com o NIF da empresa chegam ao e-fatura e poupam trabalho de recolha e de lançamento.

Envie os documentos a tempo. Documentos que chegam em cima do prazo obrigam a trabalho urgente, e há gabinetes que o cobram.

Use uma só conta bancária para o negócio. Cada banco a mais significa mais reconciliações e, em muitos planos, um custo adicional.

Não misture despesas pessoais e profissionais. Cada fatura que o contabilista tem de analisar para perceber se é dedutível é tempo que alguém paga.

Conte os seus documentos. Veja quantas faturas de compras e vendas tem num mês normal e escolha o plano por esse número. Pagar um plano de 100 documentos quando tem 12 é dinheiro deitado fora. O contrário também: ultrapassar o limite todos os meses anula a poupança.

Pergunte se há desconto por débito direto. Como se viu acima, a forma de pagamento pode mexer no preço.

Renegocie ao fim do ano. Se o volume do seu negócio baixou, ou se passou a enviar tudo por via digital, peça uma revisão da avença. O pior que pode acontecer é ouvir um não.

Sinais de que o barato vai sair caro

Há preços que são baixos porque o modelo é eficiente. E há preços que são baixos porque falta alguma coisa. Desconfie se:

não lhe dizem quem é o contabilista certificado responsável pela sua contabilidade;
não há contrato escrito com os serviços incluídos, os limites e o preço;
o preço é muito abaixo de todos os outros orçamentos que pediu, sem explicação;
as respostas demoram semanas ou nunca chegam por escrito;
não tem acesso aos seus documentos, balancetes e declarações entregues;
recebe notificações das Finanças de que não sabia nada.

O último ponto é o mais caro. Falhar a entrega de uma declaração fiscal dá uma coima de 150€ a 3.750€, nos termos do artigo 116.º do Regime Geral das Infrações Tributárias. Atrasar uma declaração de início, alteração ou cessação de atividade pode custar de 300€ a 7.500€. Uma única coima destas come a poupança de vários anos de avença.

O contrato: o que deve ficar por escrito

Um contabilista que aceita prestar serviços de contabilidade sem contrato escrito é um mau sinal, seja caro ou barato. O contrato é o que lhe permite exigir aquilo que pagou.

Confirme que o documento inclui:

a lista dos serviços incluídos na avença e dos que são pagos à parte;
o preço, o número de mensalidades por ano e se o IVA está ou não incluído;
os limites de documentos, de faturação e de trabalhadores, com o preço do que passar desses limites;
o prazo em que tem de enviar os documentos e o prazo de resposta do contabilista;
a duração, a fidelização e a forma de rescindir;
o nome do contabilista certificado responsável.

Se alguma destas linhas ficar vaga, pergunte antes de assinar. Depois de assinado, é tarde para negociar.

Perguntas a fazer antes de contratar um contabilista barato

Antes de contratar um contabilista, peça orçamento a dois ou três prestadores e faça-lhes as mesmas perguntas. Assim fica com respostas comparáveis.

Quem é o contabilista certificado responsável e qual é o número de inscrição na OCC?
Quantas mensalidades paga por ano?
O preço inclui IVA?
Qual é o limite de documentos e de faturação, e quanto custa ultrapassá-lo?
Há fidelização? Por quanto tempo e como se sai?
O processamento de salários está incluído? Para quantas pessoas?
O software de faturação está incluído?
Por que canais posso contactar e em quanto tempo respondem?
O apoio numa inspeção das Finanças está no plano?
Quantos anos de experiência têm com negócios da minha área? E têm clientes em Lisboa, no Porto ou na minha região, se isso for importante para mim?
O que acontece ao plano se contratar o primeiro trabalhador ou passar a IVA mensal?

A inscrição na OCC pode ser confirmada no site da Ordem. É um minuto que evita muitos problemas.

Como mudar para um contabilista mais barato

Se já tem contabilista e encontrou uma opção mais em conta, a mudança é simples, mas tem uma ordem.

Comunique a decisão ao contabilista atual e pague os honorários que estejam em dívida.
O novo contabilista contacta o anterior. As regras deontológicas da profissão pedem que o faça antes de assumir a contabilidade.
A designação do novo contabilista certificado fica registada no Portal das Finanças.
O contabilista anterior entrega a documentação: balancetes, ficheiros SAF-T e dossier fiscal.
Crie os acessos à Segurança Social Direta para o novo prestador.

O início de um trimestre de IVA ou de um novo ano é a altura mais tranquila para mudar. Evite trocar em cima do fecho de contas.

Porque é que a contabilidade ficou mais barata (e o que isso muda)

Há dez anos, grande parte do trabalho de um gabinete era receber pastas de papel e lançar faturas à mão. Hoje uma parte crescente desse trabalho é automática.

As faturas com NIF chegam ao e-fatura. As aplicações leem os dados de uma fotografia. A reconciliação bancária cruza extratos e faturas sem ninguém digitar números. A inteligência artificial começa a classificar despesas e a lançar alertas de prazos.

Menos horas de lançamentos permitem avenças mais baixas. É isso que explica boa parte dos planos low cost que existem hoje.

O que a tecnologia não faz é escolher o regime fiscal mais vantajoso, perceber se tem direito a um benefício fiscal ou responder a uma inspeção. É aí que está o valor de um contabilista. Ao comparar planos, olhe para o tempo de contabilista a que tem direito, e não apenas para a aplicação.

Perguntas frequentes sobre contabilistas baratos

É obrigatório ter contabilista em Portugal?

Para empresas, sim: qualquer sociedade, incluindo as unipessoais, precisa de um contabilista certificado. Para trabalhadores independentes no regime simplificado, não.

Um contabilista online é tão fiável como um tradicional?

As obrigações são as mesmas e quem assina as declarações é sempre um contabilista certificado inscrito na OCC. A diferença está na forma de contacto e de entrega dos documentos, não na responsabilidade.

Qual é o risco de escolher o plano mais barato?

Limites baixos de documentos, poucos pedidos de apoio por mês e respostas lentas. Se o seu volume cabe no plano, o barato serve. Se ultrapassa os limites todos os meses, os extras anulam a poupança.

Posso ter um contabilista barato se tiver trabalhadores?

Pode, mas o preço sobe. Antes de contratar, convém consultar o contabilista sobre o custo por trabalhador. O processamento de salários é dos serviços que mais pesa na avença, e muitos planos de entrada só incluem o salário do gerente.

Como posso reduzir os custos da contabilidade?

Escolha o plano pelo seu volume real de documentos, peça NIF em todas as faturas, use uma só conta bancária, envie os documentos a tempo e compare sempre o custo anual com IVA.

Compare o custo total, não a mensalidade

Procurar um contabilista barato é uma decisão sensata. A avença é uma despesa fixa, e poupar numa despesa fixa rende todos os meses.

Mas a conta que interessa é esta:

mensalidade × número de mensalidades + IVA (se não o recuperar) + extras que vai mesmo usar

Com esse número na mão, dois orçamentos ficam comparáveis linha a linha. E o mais barato no anúncio nem sempre ganha.